Katalisnet.com — Hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR) merupakan seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun dan menjaga citra lembaga. Salah satu tugas humas terkait keprotokolan.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan. Metode keprtokolan di Indonesia adalah UU Protokol.
Berikut ini dasar-dasar humas dan keprotokolan, meliputi sejarah, pengertian, serta tugas pokok dan fungsinya.
Contents
Sejarah Humas
Para ahli sejarah sepakat bahwa awal munculnya humas modern dipelopori oleh seorang pria bernama Ivy Lee. Pada tahun 1903, Ivy Lee bersama rekannya George Parker membukan kantor publisitas (publicity office) yang kliennya sebagian besar adalah perusahaan.
Tahun 1906 Ivy Lee berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat dengan sukes. Atas jasanya ini ia diangkat menjadi “The Father of Public Relations” (Pendiri Humas).
Sejarah humas bermula pada masa Yunani dan di abad pertengahan masa kejayaan Romawi, ketika muncul ide mengenai “opini publik”.
Hal ini tampak pada slogan “Vox Populi Vox Dei” (the voice of the people is the voice of god), suara rakyat adalah suara tuhan.
Sejarah humas juga merujuk pada konsep yang muncul di Inggris. Saat itu muncul pemikiran perlunya pihak ketiga sebagai fasilitator komunikasi dan penyelaras antara pemerintah dan rakyat.
Konsep humas atau public relations di Amerika Serikat dimulai sekitar tahun 1900-an yang dipelopori oleh Ivy Lee dengan “The Declaration of Principles”.
Ivy Lee dianggap sebagai “The father of Public Relations” karena deklarasi asasnya itu, meskipun demikian sebetulnya konsep Public Relations di Amerika sudah ada sejak tahun 1850 (Broom, 2000; 102).
Sejarah humas di Indonesia dimulai sejak tahun 1950. Perkembangan hubungan masyarakat di Indonesia bergerak menyertai kondisi politik dan kenegaraan saat itu.
Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesia untuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatan Indonesia oleh kerajaan Belanda.
Berawal dari pemikiran tersebut, maka kegiatan kehumasan mulai dilembagakan dengan menyandang nama “hubungan masyarakat” karena kegiatan yang dilakukan lebih banyak untuk keluar organisasi (Onong, 1991; 12).
Elizabeth Goenawan Anantao dalam Public Relations In Asia an Anthology menyebutkan, humas di Indonesia belum terlalu pesat perkembangannya (Ananto, 2004; 265).
Menurut Rhenald Kasali dalam Manajemen PR, public relations digunakan untuk kepentingan usaha dalam bentuk seperti Olimpiade Korea Selatan, Glassnot Perestroika, Kasus Lemak Babi 1988, dll.
Olimpiade yang diselenggarakan oleh tuan rumah Korea Selatan di tahun 1988 menggunakan salah satu jasa konsultan PR. Olimpiade adalah suatu event international yang waktu ini masih sangat greget dimana seluruh perhatian orang tertuju ke sana.
Sebagai tuan rumah Korea Selatan ingin bangkit menunjukkan eksitensi dirinya yang memang salah satu keinginannya adalah membuka pasar di dunia untuk memasarakan produk–produknya.
Glasnost dan Perestroika merupakan kampanye PR dalam karya politik sebuah negara. Untuk mengubah negaranya, Michael Gorbachev melontarkan konsep ini untuk mengubah persepsi dunia tentang Uni Soviet dan membuka bangsanya bagi dunia luar.
Pengertian Humas dan Public Relations
Hubungan Masyarakat (Humas) adalah terjemahan dari Public Relations (PR). Secara bahasa, PR artinya “hubungan publik”. Namun, dalam bahasa Indonesia menjadi hubungan masyarakat atau humas.
Istilah “public” dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai “publik”, yaitu sebagai salah satu kelompok dalam masyarakat yang sifatnya heterogen.
Pengertian publik seacara universal yaitu, sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal”. Pengertian publik ini berkembang dan dapat dilihat dari berbagai klasifikasi:
1. Publik secara kuantitatif
Yang dimaksud dengan publik secara kuantitatif adalah: ditandai dengan adanya jumlah orang-orang yang terdapat dalam suatu kelompok tertentu, yakni terdiri dari dua orang atai lebih yang semuanya memiliki minat yang sama terhadap suatu hal.
2. Publik secara geografis
Yang dimaksud disini adalah jika di dalamnya terdapat tanda adanya sejumlah orang yang berkumpul bersama-sama di suatu tempat atau wilayah tertentu.
3. Publik secara psikologis
Secara psikologis yang dimaksud dengan publik adalah jika di dalamnya ditandai dengan adanya sejumlah orang yang sama-sama mempunyai minta dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal tanpa ada sangkut paut dengan tempat dimana mereka berada.
4. Publik secara sosiologis
Ditandai dengan adanya sejumlah orang yang mempunyai keinginan yang sama, dasar yang sama, dan berkehendak untuk memecahkan masalah social bersama-sama.
Dengan demikian, istilah “public” dalam kaitannya dengan Public Relations yang diterjemahkan “masyarakat” kedalam bahasa Indonesia sebenarnya tidak tepat, karena perkataan “masyarakat” dalam bahasa Inggris adalah “society”.
Kata “relations” artinya “hubungan-hubungan” (jamak).
Secara bahasa, public relations secara harfiah berarti “hubungan-hubungan antar publik” sehingga jika diterjemahkan dengan “hubungan masyarakat” adalah kurang tepat.
Namun, sampai saat ini masyarakat sudah telanjur mengenal istilah “hubungan masyarakat” (humas) sebagai kata lain dari public relations (PR).
Berikut ini beberapa definisi Public Relations:
- Praktik PR adalah upaya terencana dan berkelanjutan untuk membangun dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara organisasi dan publiknya. (British Institute of Public Relations/IPR)
- Hubungan masyarakat terdiri dari semua bentuk komunikasi terencana, ke luar dan ke dalam, antara organisasi dan publiknya untuk tujuan mencapai tujuan tertentu yang berkaitan dengan saling pengertian. (Frank Jefkins)
- Praktik PR adalah seni dan ilmu sosial dalam menganalisis tren, memprediksi konsekuensinya, menasihati pemimpin organisasi, dan melaksanakan program tindakan yang direncanakan yang akan melayani kepentingan organisasi dan publik. (Mexican Statement, hasil kongres dunia Public Relations Associations di kota Mexico tahun 1978)
Menurut Onong Uchyana Efendy (1990), humas dapat dibedakan ke dalam dua pengertian: sebagai teknik komunikasi dan sebagai metode komunikasi.
- Humas sebagai teknik komunikasi dimaksudkan bahwa humas dilakukan sendiri oleh pimpinan organisasi.
- Humas sebagai metode komunikasi dimaksudkan bahwa dilakukan secara melembaga. Wahana humas ditekankan adalah berupa biro, bagian, seksi, urusan bidang, dan sebagainya.
Effendy mengutip pengertian humas dari Seidel sebagai berikut:
Humas adalah proses kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will (kemauan baik) dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya, dan publik umumnya; ke dalam menganlisa dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pertanyaan-pertanyaan.
Para ahli, akademisi, dan praktisi merumuskan pengertian humas sebagai berikut:
- Humas adalah upaya sungguh-sungguh, terencana dan berkesinambungan untuk menciptakan dan membina saling pengertian antara organisasi dan publiknya. (The British Institut of Public Relations dalam Rahmandi, 1994)
- Humas adalah manajemen dari sikap budi yang berencana dan berkesinambungan yang dengan itu organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya membina pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang ada kaitannya atau mungkin ada hubungannya dengan jalan nilai pendapat umum diantara mereka, yang dengan informasi yang berencana dan tersebar luas mencapai kerja sama yang lebih produktif dan pemenuhan kepentingan bersama yang lebih efisien. (The Internasional Public Relations Association [IPRA] dalam Effendy, 1990).
- Humas adalah kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian, goodwill, kepercayaan, penghargaan pada dan dari public sesuatu badan khususnya dan masyarakat umumnya. (Suryosubroto, 1988:12)
- Praktik Public Relations adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuansinya, menasehati para pimpinan organisasi dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan publik atau umum. (Rosady Ruslan, 2005:17)
- Humas adalah segenap kegiatan dan teknik/kiat yang digunakan organisasi atau individu untuk menciptakan atau memelihara suatu sikap dan tanggapan yang baik dari pihak luar terhadap keberadaan dan aktivitasnya. (Buku Manajemen Humas di Lembaga Pendidikan, 2006:12)
Latar Belakang Konsep Humas
Ada dua konsep besar yang menjadi latar belakang berkembangnya humas dalam tinjauan bisnis suatu perusahaan, yaitu konsep tradisional dan konsep modern.
1. Konsep Tradisional Tertutup
Lembaga (perusahaan/organisasi) selalu menutupi peristiwa yang menimpanya, jika peristiwa tersebut dianggap sebagai peristiwa yang buruk atau yang bersifat negatif.
Pada masa itu tidak terpikirkan bahwa hal yang ditutup-tutpi cepat atau lambat akan terbongkar juga dan akan diketahui oleh masyarakat luas.
2. Konsep Tradisional Terbatas
Dalam konsep tradisonal dari suatu bisnis yang sifatnya terbatas, ditandai dengan keterbatasan dalam hal memasarkan produk atau jasa.
Dalam hal ini orang/perusahaan/lembaga jika membuka perusahaan, walaupun diperhitungkan dengan pasarannya, tetapi hasil produksinya hanya disesuaikan dengan kebutuhan daerahnya saja.
3. Konsep Tradisional Eksternal
Public relations di masa ini konsepnya mengarah pada kegiatan yang sifatnya ekstenal, atau dengan kata lain orientasi kegiatan public relations adalah hanya untuk masyarakat di luar organisasi/perusahaan saja.
4. Konsep Modern Terbuka
Dalam konsep modern dari suatu bisnis, orang/perusahaan/lembaga pada umumnya sudah menyadari pentingnya informasi yang diberikan kepada masyarakat secara benar, jelas, terbuka, jujur dalam arti sesuai dengan faktanya. Hal ini dimaksudkan agar public dapat mengetahui secara jelas tentang kegiatan dan kejadian yang menimpa seseorang/perusahaan/lembaga secara apa adanya.
5. Konsep Modern Tersebar Luas
Dalam konsep modern, orang/perusahaan/lembaga membuka perusahaan diusahakan agar barang-barang yang diproduksinya dipasarkan dengan memperhitungkan segala sesuatu yang tidak saja dipasarkan di daerahnya saja tetapi juga melakukan penyebaran pemasaran ke luar daerah.
Jadi diperhitungkan bagaimana agar barang dan jasa sebagai sumber usahanya tersebut dapat tersebar luas sehingga masyarakat yang tadinya tidak menganal akan mengenal.
6. Konsep Modern Internal dan Eksternal
Pada konsep modern, aplikasi public relations diarahkan pada dua sasaran public yakni publik internal dan eksternal.
Jika ada permasalahan yang berkaitan dengan bawahan dimana semua ini menyangkut masalah publik internal, maka tugas humas mempertemukan kedua keinginan/motivasi/kebutuhan dari setiap kelompok.
Karakteristik Humas
Ada empat ciri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas:
1. Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat Dua Arah
Hakikat humas adalah komunkasi. Namun, tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.
2. Sifatnya yang Terencana
Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/aktivitas humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata).
Syarat terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program PR internasional, yakni Golden World Award For Excellence in PR (GWA).
3. Berorientasi pada Organisasi/Lembaga
Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga.
Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.
4. Sasarannya adalah Publik
Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan PR sebagai personal Relation.
Tujuan Humas
Humas pada hakikatnya adalah aktivitas komunikasi. Tujuan humas pun dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yaitu adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi, dan perilaku komunikan.
Dengan demikian, tujuan humas adalah sebagai berikut:
1. Terpelihara dan Terbentuknya Saling Pengertian (Aspek Kognisi)
Yaitu membuat public dan organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing.
Dengan demikian aktivitas kehumasan harusnya menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti tersebut. Sifat komunikasinya cenderung informatif saja.
2. Menjaga dan Membentuk Saling Percaya (Aspek Afektif)
Artinya lebih pada tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence). Untuk mencapai tujuan saling percaya ini, prinsip-prisip komunikasi persuasif dapat diterapkan.
Sikap saling percaya keberadaannya masih bersifat laten (tersembunyi), yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan “kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga akan “kebaikan/ketulusan publiknya.
3. Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris)
Yaitu dengan komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.
Mengacu dari ketiga tujuan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran dibuka, emosi atau kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku positif dapat diraih.
Semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar, yakni terbentuknya citra (image) positif lembaga.
Tugas Pokok dan Fungsi Humas
Tugas Humas
Ada tiga tugas humas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fingsi humas. Ketiga tugas tersebut adalah sebagai berikut:
- Menginterpretasikan, menganalisis, dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi/lembaga.
- Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik. Kepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda dengan kepentinga publik dan sebaliknya, namun dapat juga kepentingan ini jauh berbeda bahkan dapat juga kepentingannya sama.
- Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik. Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang humas yang tinngi dan luas.
Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki wawanang untuk memberi nasehat apakah suatu program sebaiknya di teruskan ataukah ditunda/dihentikah.
Astrid S. Susanto mengutip pendapat Cutlip & Center menyatakan, tugas humas perusahaan adalah sebagi berikut:
- Mendidik melalui kegiatan nonprofit suatu publik untuk menggunakan barang/jas instansinya.
- Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instansi dengan publik.
- Meningkatkan penjualan barang/jasa.
- Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan masyarakat sehari-hari.
- Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan kebutuhan barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan.
- Mencegah penggeseran penggunaan barang attau jasa yang sejenis dari pesaing perusahaan oleh konsumen.
Fungsi Humas
Fungsi utama humas dalam organisasinya meliputi berbagai bidang dan segi, dibawah ini terdapat beberapa fungsi humas yang paling utama, yaitu:
- Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi engan publiknya, baik publik intern maupun extern dalam rangka menanamkan pengertian
- Menilai dan menentukan pendapat umum yang berkaitan dengan organisasinya
- Memberi saran kepada pemimpin tentang cara-cara mengendalikan pendapat umum sebagaimana mestinya
- Menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam rangka menciptakan iklim pendapat publik yangmenguntungkan organisasi/lembaga
- Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum.
Dalam buku Publi Relations: Teori dan Praktek, Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi humas:
1. Fungsi konstruktif
Fungsi ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk disini humas bertindak secara preventif (mencegah).
2. Fungsi korektif
Artinya, apabila sebuah organisasi/lembaga terjadi masalah-masalah (krisis) dengan public, maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesainya masalah tersebut.
Fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit, ketika orang sudah dalam keadaan sakit, maka upaya salanjutnya adalah upaya mengobati menuju kesembuhan.
Karena mengobati adalah salah satu upaya penyembuhan, maka dapat jadi upaya ini gagal totol sehingga menyebabkan kematian. Pepatah mengatakan, “mencegah lebih baik daripada mengobati.”
Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) tahun 1981 menyimpulkan, pada umumnya fungsi humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu:
- Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah prilaku manusia.
- Membuat analisis “trend” masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.
- Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.
- Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh
- Mencegah konflik dan salah pengertian
- Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
- Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
- Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen
- Memperbaiki hubungan industrial
- Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum
- Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.
- Memasyarakatkan produk atau layanan
- Mengusahakan perolehan laba yang maksimal
- Menciptakan jadi diri institusi
- Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun ternasional.
Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations, Principles and Problems mengemukakan tiga fungsi humas:
- Mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public’s interest)
- Memelihara komunikasi yang baik (Maintain good communication)
- Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (And stress good morals and manners)
Seorang pelopor humas di Amerika Serikat, Edward L. Bernaus, dalam bukunya Public Relations (1952) menyebutkan tiga fungsi humas:
- Memberikan informasi kepada masyarakat
- Mengajak masyarakat untuk mengubah sikap dan perilaku mereka
- Melakukan usaha-usaha untuk menyatukan sikap dan tindakan suatu lembaga atau organisasinya dengan publiknya atau sebaliknya.
Fungsi Humas sebagai Fungsi Manajemen
Humas harus mampu mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran/citra masyarakat yang positif terhadap segala tindakan atau kebijaksanaan organisasi/lembaga.
Oleh karena itu, setiap anggota organisasi harus mampu memberikan image positif yang mewakili organisasinya.
Humas juga harus mampu mengenali/mengidentifikasikan hal-hal yang dapat menimbulkan sikap/gambaran yang negatif dalam masyarakat sebelum sesuatu tindakan/kebijakan dijalankan.
Humas memberi nasehat pada menejemen mengenai semua perkembangan luar atau dalam, yang menyangkut pengeruh hubungan perusahaan dengan publiknya.
Humas membuat penelitian dan penafsiran bagi kepentingan menejemen mengenai sikap-sikap yang ada sekarang atau diperkirakan sebelumnya pada public utama atas urusan perusahaan.
Fungsi humas menurut Philip Kesly dalam tulisannya “Managing the human Climate”, setiap bidang atau kegiatan humas mempunyai kaitan dengan bidang lainnya dan petugas humas itu harus mengetahui bidang atau kegiatan mana yang sesuai dengan program organisasinya.
Berdasarkan bidang-bidang yang dicakup kegiatan humas di atas Philip Kesly menyimpulkan fungsi humas sebagai berikut:
- Humas adalah fungsi menejemen yang dibentuk untuk mencapai tujuan organisasi
- Membantu pelaksanaan program organisasi
- Memberi nasihat, petunjuk dan konsultasi dalam pelaksanakan kegiatan organisasi
- Melaksanakan hal-hal yang berhubungan dengan keuangan dan kepegawaian
- Menumbuhkan kesadaran akan perlunya komunikasi dalam menejemen
- Memberikan informasi secara terbuka dan akurat, untuk menghilangkan keraguan terhadap sesuatu hal
- Menyampaikan informasi secara jujur tanpa menambah atau mengurangi hakekat yang sesunggunya
Berusaha untuk menarik perhatian publik Terhadap organisasi maupun terhadap keluarnya.
Peran Humas
Peranan humas digolongkan menjadi empat peran:
1. Expert Preciber Communication
Humas dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/ organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.
2. Problem Solving Process Facilitator
Yakni peranan sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah. Pada peranan ini petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen (krisis). Dia menjadi anggota tim, bahkan bila memungkinkan menjadi leder dalam penanganan krisis manajemen.
3. Communication Facilitator
Peranan petugas humas sebagai fasilitator komunikasi antara perusahaan/organisasi dengan publik. Baik dengan publik exsternal maupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan. Sebagai media atau penengah bila terjadi miscommunication.
4. Tehnician Comunication
Di sini petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia melayani layanan di bidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakan.
Peranan yang paling sering dilakukan petugas humas sangat tergantung dari beberapa hal, antara lain: system budaya organisasi/perusahaannya, tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas, struktur organisasi/perusahaan yang menentukan wewenang dan kebijakan humas, serta ciri khas kehumasan sebuah organisasi/perusahaan. Peranan ideal menginginkan humas dapat terlibat hingga di tingkat messo/manajerial.
Prosedur Kerja Humas
Kegiatan kehumasan membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk menguntungkan pertumbuhan perusahaan atau lembaga. Hal ini didasari oleh keyakinan bahwa kehidupan perusahaan akan bergantung pada opini publik.
Oleh karena itu, kegiatan humas harus dilakukan untuk membentuk respons positif dari opini publik tersebut.
Humas adalah seni dan ilmu dalam menganalisis suatu isu, memprediksi konsekuensi, mengorganisasi permasalahan, dan mengimplementasikan program rencana untuk melayani organisasi dan publik.
Menurut Cutlip dan Center, ada empat proses humas atau public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan.
Keempat proses tersebut adalah:
1. Research (penelitian)
Seorang praktisi humas harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi PR perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pe-ngumpulan fakta.
Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan.
“What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi PR harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap.
Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi PR harus mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat.
Proses humas tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusunan data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya.
Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan polling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research.
2. Planning (perencanaan)
Setelah tahap penelitian dan pencarian data, humas melanjutkannya ke tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi PR melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya.
Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan PR secara keseluruhan.
Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan PR. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”
3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)
Komunikasi sering kali dilakukan berdasarkan asumsi pribadi oleh seorang praktisi PR. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan.
Tahap ini dilewati untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”. Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi PR.
Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut.
Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan PR sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional.
4. Evaluation (evaluasi)
Cara untuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil.
Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, ia pun dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada.
Akan tetapi, perlu diingat, nama tengah seorang praktisi PR adalah “krisis”. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi.
Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.
Media Humas
Humas memerlukan media untuk berinteraksi dengan publik atau menyebarluaskan informasi. Berikut ini media yang dapat digunakan oleh humas untuk mencapai tujuan–tujuan humas:
1. Iklan
Rhenald Kasali (1994) menyebutkan iklan korporat sebagai iklan yang tidak secara langsung menampilkan produk, melainkan lebih menampilkan “sosok” produsen.
Iklan jenis ini lahir dari adanya hasil riset yang menunjukkan bahwa perilaku konsumen sebagian didorong oleh citra atu reputasi produsen.
Masih menurut Rhenald, setidaknya ada empat jenis iklan korporat, yakni public relation advertising, institutional advertising, corporate identify advertising, dan recruitment advertising.
a. Public Relation Advertising
Adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu hala menyangkut pelayanannya. Sifat pesanannya adalah informative atau sekedar pemberitahuan melalui media massa.
Keuntungan iklan jenis ini adalah mengurangi kesalahan petugas humas dalam menyampaikan hal-hal yang mungkin belum dikuasai.
b. Institutional Advertising
Iklan jenis ini bertujuan untuk memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofi. Keuntungan jenis iklan ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih “berwibawa” dan mengesankan “kebesarannya”
c. Corporate Identity Advertising
Adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik, logo, warna identitas, nama perusahaan, dan desain fisik lainnya.
Jenis iklan ini bisanya digunakan bila perusahaan ingin menyampaikan adanya perubahan identitas. Keuntungan iklan ini adalah dapat mempermudah masyarakat mengenal dan mengingat perusahaan.
d. Recruitmen Advertising
Bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata,, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan.
Praktisi humas yang care terhadap terbentuknya image perusahaan seharusnya dilibatkan dalam proses pembuatan iklan. Begitu pula perusahaan dapatmembuat dan merancang iklan yang membawa pesan image tertentu tentang perusahaannya secara elegan.
2. Pameran
Selain iklan, pameran juga digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan humas. Kegiatan pameran, baik yang diadakan sendiri mupun organisasi lein, merupakan ajang publikasi yang baik.
Pembukaan pameran yang biasanya dengan upacara dan mengundang beberapa pejabat atau tokoh masyarakat akan mengundang kedatangan pers.
Bagian humas dapat juga memanfaatkan pameran untuk menyebarkan sebanyak mungkin publikasi melalui kartu, display, booklet, leaflet tentang perusahaan. Stand pameran mencerminkan perusahaan, penjaga stand hars mencerminkan budaya organisasi, bahan-bahan pameran yang mencerminkan kualitas produk, dan sebagainya.
3. Media Internal
Media internal atau inhouse magazine merupakan suatu terbitan yang ditujukan untuk publik internal (karyawan dan keluarga karyawan), berisi tentang beberapa informasi perusahaan, sifatnya top down maupun bottom up.
Tujuannya untuk menciptakan kondisi yang well informed dan membina loyalitas antara karyawan dengan perusahaan. Media ini juga sebagai media publikasi tersendiri bagi perusahaan di kalangan eksternal publik.
4. Fotografi
Kekuatan gambar (foto) melebihi kata-kata. Selalu member dampak otentik. Dalam humas sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi.
Foto yang digunakan untuk keperluan publikasi maupun yang lain mestinya tidak boleh bertentangan dengan terjaganya image perusahaan.
5. Film
Film bagi humas merupakan media komunikasi, instruksi, riset dan sebaginya. Tidak hanya film dokumenter, film ceritapun merupakan media yang efektif.
Dewasa ini melalui media televisi, film-film profesi bermunculan dan membawa misi mengangkat citra profesi tertentu. Tujuan film-film adalah membentuk image positif.
6. Pers
Termasuk dalam kelompok media massa adalah radio, televisi, surat kabar, majalah, dan buku. Media massa yang mempunyai sifat serempak, dapat menjangkau khalayak luas dan priodik menjadi perhatian yang “agak berlebihan” bagi praktik humas.
Banyak perusahaan yang khusus membentuk bagian humas atau mengangkat petugas humas untuk keperluan hubungan media massa ini.
Beberapa kegiatan yang dilakukan huumas dalam hubungan ini adalah jumpa pers, perss tour, press clipping. Humas juga dapat memposisikan pers sebagai sumber informasi dan evaluasi.
Humas Eksternal: Agency
Jika sebuah lembaga atau perusahaan tidak membentuk lembaga humas, maka mereka bisa menggunakan jasa humas eksternal yang dikenal dengan sebutan PR Agency, Extern PR, atau “Agen Humas”.
Exstern PR adalah sebuah lembaga/perusahaan independen yang berbadan hukum dan bergerak dalam layanan dibidang humas, PR ekstern meliputi:
1. PR Full Service
Sebuah perusahaan tersendiri yang bergerak dalam bisnis pelayanan kehumasan, meliputi kegiatan konseling dan sekaligus pelayanan konsultasi dan pelayanan yang mereka berikan kepada klien (perseoranga/perusahaan PR tersebut).
2. PR Consultant
Yaitu perusahaan PR yang bergerak dalam yayanan konsultasi kehumasan. Pelayanan kosultan yang diberikan tergantung dari kompetensi yang dimiliki para konsultannya.
Beberapa perusahaan full service dan consultant memberi pelayanan di beberapa bidang antara lain:
- Pemulihan citra
- Pembentukan citra
- Corporate culture
- Media relations dan publisitas
- Government relations
- Marketing PR
- Komunikasi organisasi
- Community relations
3. Even Organizer (EO)
EO adalah perusahaan yang melayani jasa sebagai pelaksana sebuah event/kegiatan yang berhubungan dengan publik. EO akan membuat rangkaian acara Anda menjadi lebih baik dan lancar.
Kode Etik Humas
Praktisi humas adalah kaum profesional. Karenanya, mereka terikat dengan kode etik profesi.
Kode etik merupakan perumusan norma moral yang menjadi tolak ukur atau acuan bagi kode perilaku (code of conduct).
Howard Stepheson dalam bukunya Hand Book of Public Relation (1971) mengatakan, definisi profesi humas adalah kegiatan humas atau public relation merupakan profesi secara praktis memiliki seni keterampilan atau pelayanan tertentu yang berlandaskan latihan, kemampuan, dan pengetahuan serta diakui sesuai dengan standar etikanya.
Menurut G. Sach dalam The Exent and Intention of PR and Information Activities, terdapat tiga konsep penting dalam etika kehumasan sebagai berikut:
1. The Image
The image, the knowledge about us and the attitudes toward us the our different interest groups have. (Citra adalah pengetahuan mengenai kita dan sikap terhadapat kita yang mempunyai kelompok-kelompok dalam kepentingan yang berbeda).
2. The Profile
The profile, the knowledge about an attitude towards, we want our various interest group to have. (Penampilan merupakan pengetahuan mengenai suatu sikap terhadap yang kita inginkan untuk dimiliki kelompok kepentingan kita beragam).
3. The Ethiccs
The Ethiccs is branch of philoshophy, it is a moral philoshophy or piloshophical thinking about morality. Often used as equivalentti right or good. (Etika merupakan cabang dari ilmu filsafat, merupakan filsafat moral atau pemikiran filosofis tentang moralitas, biasanya selalu berkaitan dengan nilai-nilai kebenaran dan kebaikan).
Pada dasarnya kode etik memiliki fungsi ganda yaitu sebagai perlindungan dan pengembangan bagi profesi. Fungsi seperti itu sama seperti apa yang dikemukakan Gibson dan Michel (1945:449) yang lebih mementingkan pada kode etik sebagai pedoman pelaksanaan tugas prosefional dan pedoman bagi masyarakat sebagai seorang professional.
Biggs dan Blocher (1986:10) mengemukakan tiga fungsi kode etik yaitu: (1). Melindungi suatu profesi dari campur tangan pemerintah. (2). Mencegah terjadinya pertentangan internal dalam suatu profesi. (3). Melindungi para praktisi dari kesalahan praktik suatu profesi.
Selengkapnya baca Kode Etik Humas
Kualifikasi Humas
Syarat menjadi staf humas terutama adalah memiliki keterampilan komunikasi (communication skills), termasuk keahlian menulis (writing) dan berbicara (speaking).
Frank Jefkin menawarkan 5 kualifikasi Public Relation yaitu: Ability to communicate, Ability to organize, Ability to get on with people, Personal Integrity, Imagination.
1. Ability to communicate
Humas mampu berkomunikasi dengan baik terhadap orang yang memiliki aneka ragam karakter. Itu berarti harus mampu dan mau berusaha memahami, serta terkadang berusaha untuk bersikap setoleran mungkin kepada setiap orang yang dihadapinya tanpa harus menjadi penakut atau penjilat.
2. Ability to organize
Kemampuan mengorganisasikan dapat diartikan sebagai kemampuan manajerial, yang dapat mengelola program humas mulai dari Fact Finding, Planning, Communicating, dan Evaluating.
Kemampuan ini juga berarti mampu mengantisipasi masalah di dalam dan di luar organisasi atau perusahaan, serta mampu menyusun rencana kegiatan dan melaksanakan kegiatannya, termasuk pula membuat anggaran.
Kemampuan mengorganisasikan membuat seorang praktisi PR selalu berpikir, membuat rencana, membuat laporan, dan mengevaluasi setiap program yang telah dijalaninya.
3. Ability to get on with people
Kemampuan ini dapat diartikan sebagai kemampuan menciptakan jejaring (networking) dengan berbagai pihak yang berkaitan dengan organisasi/perusahaan atau kegiatan humas.
Berbagai unsur publik tentunya menciptakan hubungan yang lebih dalam dan akrab sehingga para relasi dapat mendukung berbagai program PR
4. Personal Integrity
Kejujuran harus tetap melandasi seseorang yang menjadi profesi apa pun karena aspek ini yang dapat membentuk kredibilitas (kepercayaan) orang lain terhadap praktisi PR dan perusahaan tempatnya bekerja
5. Imagination
Profesi PR haruslah seseorang yang penuh dengan gagasan atau ide-ide, mampu memecahkan problem yang dihadapi, mampu menyusun rencana yang orisinal dan dapat mengembangkan imajinasi untuk melahirkan kreativitas-kreativitas kerjanya.
Kreativitas ini bisa mencakup berbagai kegiatan, seperti mengelola special events PR, pembuatan House Journal, dll.
Kegiatan Kehumasan
Kegiatan kehumasan secara umum dibagi menjadi dua, yaitu intenal dan eksternal.
1. Humas Internal
Internal relations (hubungan internal) adalah kegiatan PR untuk membina hubungan dengan publik internal, seperti karyawan, para manajer, top management, dan para pemegang saham (stockholders) agar citra dan reputasi organisasi atau perusahaan tetap positif dimata public internal.
2. Humas Ekstenal
External relations (hubungan eksternal) adalah kegiatan PR yang melakukan hubungan dengan publik eksternal sebuah organisasi atau perusahaan, seperti pers (media/wartawan), pendidik, komunitas, pemerintah, dan para pemuka pendapat.
Sebagai analogi, seorang PR itu satu kaki berada di organisasi atau perusahaan dan satu kakinya lagi berada di publik.
Humas dapat menggunakan berbagai jenis media untuk melaksanakan tupoksi dan perannya, mulai dari media internal (inhouse magazine), media massa (pers), website, media sosial, hingga media outdoor seperti pameran dan bahan-bahan cetakan (printed material).
Baca Juga: Humas Online – Cyber PR
Dasar-Dasar Protokoler
Pengertian Protokoler
Dalam pengertian luas, protokler adalalah seluruh yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
Secara etimologis, istilah protokol dalam bahasa inggris “protocol”, bahasa perancis “protocole”, bahasa latin “protocoll(um)” dan bahasa yunani “protocollon”.
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang diletakan pada menu skrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni “keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dll dalam lingkup secara nasional maupun internasional”.
Perkembngan selanjutnya protokol berarti kebiasaan – kebiasaan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas tata aturan dann etiket dipomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan intuisi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Pengertian protokoler menurut UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan:
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dalam aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara pemerintahan atau masyarakat.
UU No. 9 Tahun 2010 tentang keprotokolan adalah pengganti UU No. 8 tahun 1987 tentang protokol yang sudah dianggap tidak sesuai dengan zaman.
Asas Asas Protokol
Dalam keprotokolan negara Republik Indonesia terdpat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler, yakni, asas kebangsaan, asas keterlibatan dan kepastian hukum, asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan dan asas timbal balik.
1. Asas Kebangsaan
Yang dimaksud dengan asas kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa indonesia yang pruralistik (Kebinekaan) dengan tetap menjaga rinsip NKRI
2. Asas ketertiban dan kepastian hukum
Dalam hal ini yang dimaksud dengan ketertiban dan kepastian hukum adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.
3. Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan
Dalam hal ini yang dimaksud keseimbangan kesesuaian dan keselarasan adalah keprotoklan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian dan keslarasan antara individu dan masyarakat dengan mengedepankan kepentingan bangsa dan negara.
4. Asas timbal balik
Pada asas keempat ini yang dimaksud dengan timal baik adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.
Tujuan Protokol
Selain asas-asas protokol terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokolan itu sendiri antara lain :
- Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintah, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu dan/atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam neara, pemerintah dan masyarakat.
- Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.
- Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.
Peran Protokoler
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institus.
Di samping itu, protokler juga merupakan bagian yang merekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan baik tingkat lokal maupun nasional.
Peran protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan tamu duduk atau penyambutan tamu saja, namun protokol memiliki peran selain menjadi koordinator kegiatan/acara seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait.
Seorang protokol juga harus bertinak sebagai mediator bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan semua piak yang terlibat.
Unsur-Unsur Protokol
Aktivitas keprotokolan secara lebih luas terdiri dari lima hal:
1. Tata ruang
Tata ruang adalah pengaturan ruangan yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruangan harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan tergantung jenis aktifitas.
Di dalam taa ruang ini terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak.
- Perangkat Keras sebagai macam perlengkaan yang dipergunakan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi atau sofa, sound system atau public adress, dejorasi, permodalan, bendera, taman, dll.
- Perangkat Lunak yaitu personl yang terkait dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti penerima tamu, pemanu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi, dsb.
Dalam praktiknya, protokoler harus memperhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail. Misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
a. Ruangan harus sesuai dengan kebutuhan
b. Papan nama petnjuk yang diperlukan
c. Tata suara yang memadai disesuaikan dengan tata ruang an tempat
d. Tata lampu yang mecukupi kebutuhan
2. Tata upacara
Tata tempat adalah urutan kegiatan yauti bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktifitasnya. Untuk keperluan tersebut harus memperhatikan :
a. Jenis kegiatan
b. Bahasa penganta yang diperlukan
c. Materi aktivitas
Dalam tata upacara haruslah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara personel penyelenggaraan dan alat penunjang lain.
Untuk menguasai acara misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatanmereka yang akan memberikan sambutam.
Yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu upacara diperlukan pula seorang stage manager yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dengan pelaksana acara.
3. Tata Tempat (Preseance)
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa inggris preceande yang artinya urutan. Yang dimaksudkan disini adalah aturan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam dal tata duduk para pejabat yang biasnya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat ang bersangkutan.
Kedudukan administratf / struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan keputusan presiden nomor 265 tahun 1968.
Aturannya, terdapat pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:
a. Golongan very importam person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabata atau kedudukannya.
b. Golonga Very Importan Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatnya, mislanya bangsawan.
Pedoman dalam Preseance
1. Aturan dalam preseance
a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi mempunyai urutan paling depan atau mendahului.
b. Jika orang-orang dalam posiis duduk atau berdiri berjajar yang palng penting adalah mereka yang berdiri disebelah kanan.
2. Aturan Umum Tata Tempat
a. Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap sebagai empat pertama adalah orang yang menghadap pintu keluar sedangakan untuk yang duduk didekat intu dianggap sebagai tempat paling terakhir.
b. Dala pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi) yakni jika orang – orang tersebut belajar pada garis yang sama maka tempat sebelah kanan diluar atau tempat yang paling tengah adalah yang paling utama.
3. Aturan Tempat Duduk
Aturan tempat duduk diatur menurut auran sebagai erikut :
a. Yang didahlukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
b. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan rutan nomor 2 sedangkan urutan sebelah kiri urutan nomor 3.
4. Aturan urutan memasuki kendaraan
Selanjutnya ialah urutan memasuki kendaraan untuk undangan resmi atau kenegataan diperlukan perhatian dan penganganan khusus bahkan perencanaan yang sangat matng.
Tipe kendaraan juga bahkah mempengaruhu pengaturan tersebut. Untuk mengemudiun ia juga harus mengenal pengetahuan protokoleryang juga akan mempengaruhi penampilannya.
Ada beberapa cara bagaimana memasuki kendaraan, yaitu sebagai berikut :
a. Pesawat Udara
Sesorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir sedangkan ketika menuruni pesawat, orang yang utama tersebut akan turun lebih dahulu.
b. Kapal Laut
Seseorang dengan urutan utama akan naik terlebih dahulu dan akan tuun terlebih dahulu juga.
c. Kendaraan Mobil atau Kereta
Seseorang yang paling utama baik ketika naik maupun turun kendaraan akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa oleh karena keadaan dan kondisi yang tidak memungkinkan, hal tersebut merupakan suatu hal perkecualian
d. Untuk letak kendaraan, hendaknya dihadapkan ke kiri. Hal ini berarti arah kendaraan yang akan menuju berada di sebelah kiri.
e. Seseorang yang utama duduk ditengah duduk di sebelah kanan sedangkan yang berikutnua disebelah kiri.
f. Apabila telah sampai ke tempat tujuan, dan akan turun, hedak nya kendaraan dihadapkan ke sebelah kanan sehingga memudahkna orang utama untuk dapat turun terlebih dahulu.
g. Jika penumpang mobil 3 orang dan duduk dibelakang, maka orang yang pling terhormat duduk di sebelah kanan, orang kedua duduk paling kiri dan orang ketiga duduk di bagian tengah.
h. Jika mobil memungkinkan untuk ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6 orang. Karena ada tambahan bak ditegah, maka bak yang kedudukannya yang lebih tinggi meduduki di sebelah kanan kirinya.
4. Tata busana
Tata busana ialah pakaian ayng harus dikenakan pada suatu aktifitas protokoler, baik oleh pejabat, undangan ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan an dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun nonformal.
Jenis tata busana yang perlu diketahui antara lain :
a. Pakaian sipil lengkap
b. Pakaian sipil harian
c. Pakaian dinas lapangan
d. Pakaian dinas harian
e. Pakaian dinas upacara
f. Pakaian resmi jabatan
g. Pakaian nasional / pakaian organisasi
h. Toga
5. Tata warkat
Tata warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah dipersiapkan sesuai dengan jenis keperluan kegiatan.
b. Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kepastian tempat, kepetingan serta tujan yang ingin tercapai sendiri.
c. Bentuk undangan sepadat mungkin, dilakukan untuk setiap jenis kegiatan baik mengenai formt isi, dsb
d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabata maupun alamatnya.
e. Dalam perlu dijelaskan bahwa undanan tersebt diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
f. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduk.
g. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang akan dikenakan.
h. Menentukan batas akhir aktu penerimaan tamu.
i. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidakhadirannya. (RSVP : respindez sil vous plaiz)
j. Undangan dikirim dalam waktu reltif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan. Contohnya seminggu sebelumnya.
Selain lima aturan tersebut terdapat hal-hal yang harus dimiliki dalam melaksanakan keprotokolan. Hal-hal yang akan mennjang dan menentukan keberasilan dalam melaksanakan kegiatan, antara lain:
1. Tata cara
Setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib dan hidmat serta setiap perbuatan dan tindakan yang hendak dilakuka harus berdasarkan aturan dan urutan yang telah ditentukan.
2. Tata Krama
Tata krama yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
3. Aplikasi Aturan
Yaitu penerapan ketentuan peraturan peundang-undangan dibidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan. Hal ini harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi pada saat kegiatan.
Demikian dasar-dasar humas dan keprotokolan atau protokoler.
Referensi
- Kusumastuti, Frida. 2002. Dasar-Dasar Humas. Jakarta: Galia Indonesia.
- Nesia, Andin. 2014. Dasar-Dasar Humas. Yogyakarta: Graha Ilmu.
- Ruslan, Rosady. 2008. Etika Kehumasan, Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta: Rajawali Pers.
- Jefkins, Frank. 2003. Public Relations Edisi kelima, Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama
- Ruslan, Rosady. 1994. Praktik dan Solusi Public Relations dalam Situasi Krisis dan Pemulihan Citra, Jakarta: Ghalia Indonesia
- Ruslan, Rosady. 2007. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada
- Soemirat, Sholeh dan Elvinaro. 2003. Dasar-Dasar Public Relations, Bandung: PT Remaja Rosdakarya
- Kasali, Rhenald. 1994. Manajemen Public Relations: Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Jakarta: Pustaka Utama Grafiti.
