Katalis.net — Komunikasi bisnis (business communication) merupakan jenis komunikasi di dunia usaha atau komunikasi dalam sebuah perusahaan.
Agar perusahaan perusahaan dapat beroperasi dengan sukses, semua aturan, nilai inti perusahaan, peraturan dan kebijakan perusahaan harus dikomunikasikan kepada orang-orang di dalam dan di luar organisasi.
Komunikasi bisnis yang efektif adalah bagaimana karyawan dan manajemen berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan organisasi dan lebih selaras dengan nilai-nilai inti perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan praktik organisasi, memberi informasi kepada karyawan, dan mengurangi kesalahan.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat penting untuk kesuksesan dan pertumbuhan setiap organisasi. Tidak seperti komunikasi sehari-hari, komunikasi bisnis selalu berorientasi pada tujuan.
Komunikasi sangat penting untuk operasi bisnis yang efektif, dan kejelasan mengarah pada komunikasi yang efektif. Berikut ini pengertian komunikasi bisnis dan jenis-jenisnya.
Contents
Pengertian Komunikasi Bisnis
Secara praktis, komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara karyawan di dalam dan di luar perusahaan.
Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang-orang di dalam dan di luar perusahaan. Komunikasi bisnis yang efektif adalah bagaimana karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik organisasi dan mengurangi kesalahan.
Pakar komunikasi bisnis, Bernard Rosenblatt dalam Communication in Business, mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai “pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”.
Pakar lainnya, William Albig, mengartikan komunikasi bisnis adalah pertukaran informasi, gagasan, pendapat, intruksi yang punya target tertentu yang dihidangkan secara personal maupun impersional melalui lambang atau sinyal.
Pengertian komunikasi bisnis yang lebih jelas dikemukakan Djoko Purwanto dalam bukunya, Komunikasi Bisnis (Erlangga, 2008). Menurutnya, arti komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dalam dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Komunikasi bisnis digunakan untuk mempromosikan produk, layanan, atau organisasi; untuk menyampaikan informasi dalam bisnis; atau untuk menangani masalah hukum dan serupa.
Kegagalan komunikasi manusia dapat diperkuat dalam lingkungan profesional. Dalam transaksi bisnis, terutama yang melibatkan uang dalam jumlah besar, miskomunikasi kecil dapat berdampak buruk.
Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relation Management/CRM) adalah model yang diterapkan secara luas untuk mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggan, klien, dan prospek penjualan. Ini diperlukan karena seringkali ada beberapa rekan bisnis yang berhubungan dengan klien.
Hambatan kejelasan dalam komunikasi meliputi pesan kompleks, menahan informasi, komunikasi yang tidak efektif di seluruh rantai komando, dan kurangnya kepercayaan karena persaingan.
Komunikasi bisnis mencakup berbagai topik, termasuk: perilaku konsumen, periklanan, hubungan masyarakat, komunikasi perusahaan, penelitian dan pengukuran, manajemen reputasi, dan manajemen acara.
Komunikasi bisnis juga dapat mengacu pada komunikasi internal: direktur komunikasi biasanya akan mengelola komunikasi internal dan membuat pesan yang dikirim ke karyawan.
Komunikasi internal harus dikelola dengan baik karena pesan yang dibuat dengan buruk dapat menumbuhkan ketidakpercayaan atau permusuhan di antara karyawan.
Kegagalan komunikasi manusia dapat diperkuat dalam lingkungan profesional. Dalam transaksi bisnis, terutama yang melibatkan uang dalam jumlah besar, miskomunikasi kecil dapat berdampak buruk. Untuk alasan ini, kejelasan sangatlah penting. Komunikasi harus konsisten, ringkas, dan jujur untuk memastikan pesan yang dimaksud diterima.
Hambatan Kejelasan dalam Komunikasi Bisnis
1. Pesan yang kompleks
Penggunaan istilah teknis yang kompleks dapat menyebabkan ketidakjelasan. Solusinya adalah tetap pada intinya dengan menggunakan pesan yang jelas dan ringkas yang mudah dimengerti.
2. Menyembunyikan informasi.
Dalam suatu organisasi, beberapa informasi dijaga kerahasiaannya karena kebijakan perusahaan. Pastikan informasi yang diperlukan tersedia dan mudah diakses.
3. Rantai komando
Pemeliharaan hierarki organisasi sangat penting, tetapi keberadaannya dapat mengurangi arus komunikasi. Oleh karena itu, penting untuk mengurangi tingkat hierarki dan meningkatkan interaksi dan komunikasi departemen.
4. Kurangnya kepercayaan
Penyebab terpenting dari kurangnya komunikasi dalam suatu organisasi adalah persaingan, yang menyebabkan kurangnya kepercayaan di antara karyawan.
Oleh karena itu, karyawan harus berbagi informasi, berkomunikasi secara terbuka dan jujur, dan melibatkan orang lain dalam pengambilan keputusan.
Pengelolaan hubungan pelanggan (customer relations)
Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) adalah model yang diterapkan secara luas untuk mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggan, klien, dan prospek penjualan.
Ini diperlukan karena seringkali ada beberapa rekan bisnis yang berhubungan dengan klien.
CRM melibatkan penggunaan teknologi untuk mengatur, mengotomatiskan, dan menyinkronkan proses bisnis — terutama aktivitas penjualan, tetapi juga untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis.
CRM membantu semua orang dalam bisnis tetap pada halaman yang sama dan mempromosikan kejelasan komunikasi dengan orang-orang di luar organisasi.
Membuat Pesan yang Efektif
Tujuan dari PR adalah untuk menyebarkan informasi tentang bisnis (yaitu, untuk menciptakan pesan yang efektif).
Semua komunikasi dengan media harus jelas, ringkas, dan berisi semua informasi terkait tentang acara atau produk, seperti tanggal, waktu, dan lokasi.
Ingatlah untuk menjaga komunikasi bebas dari kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa.
Salah satu cara untuk mendapatkan perhatian adalah dengan mendeskripsikan masalah, dan kemudian menjelaskan bagaimana bisnis atau produk memecahkan masalah tersebut.
Satu tujuan dari kampanye hubungan masyarakat adalah untuk menghasilkan liputan editorial untuk sebuah bisnis, karena liputan editorial dianggap lebih otentik daripada iklan.
Tujuan dari PR adalah untuk menyebarkan informasi tentang bisnis. Informasi ini bisa sebelum acara mendatang atau peluncuran produk, atau untuk memadamkan rumor atau menghentikan penyebaran informasi yang salah tentang suatu perusahaan.
Humas juga melibatkan mendidik staf secara proaktif dalam menanggapi media sehingga informasi yang salah tidak dirilis sejak awal.
Banyak bisnis kecil dan pemula kekurangan anggaran iklan yang besar; mereka mengandalkan hubungan masyarakat untuk membangun “buzz” tentang bisnis atau peluncuran produk yang akan datang.
Salah satu tujuan kampanye PR adalah menghasilkan liputan editorial untuk bisnis, karena liputan editorial dianggap lebih otentik daripada iklan.
Pesan Efektif: Siaran pers berisi semua informasi terkait tentang suatu acara, produk, atau perusahaan.
Masalahnya mendapatkan perhatian dari media memang tidak mudah. Solusinya adalah membuat siaran pers yang ditulis dengan baik, menarik perhatian, dan mengirimkannya ke outlet media yang tepat. Misalnya, siaran pers mode harus masuk ke media terkait mode, bukan jurnal olahraga.
Komunikasi Media
Semua komunikasi dengan media harus jelas, ringkas, dan berisi semua informasi terkait tentang acara (atau produk) seperti tanggal, waktu, dan lokasi.
Informasi ini seringkali merupakan yang paling penting, jadi harus menjadi bagian atas siaran pers.
Banyak siaran pers juga menyertakan beberapa informasi latar belakang tentang perusahaan dan terkadang anggota tim untuk proyek tertentu. Informasi ini umumnya dapat ditemukan di bagian bawah siaran pers.
Ingatlah untuk menjaga komunikasi bebas dari kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa.
Untuk efek maksimal, coba masukkan bahasa yang menarik perhatian. Salah satu cara untuk mendapatkan perhatian adalah dengan mendeskripsikan masalah, dan menjelaskan bagaimana bisnis atau produk memecahkan masalah tersebut.
Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis
Bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya bisa dikategorikan sebagai berikut:
1. Komunikasi dari atasan pada bawahan (downward communications)
Jenis komunikasi bisnis ini berupa penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarki organisasi lebih tinggi kepada orang yang menjadi bawahannya. Biasanya komunikasi seperti ini bersifat instruksi atau perintah.
2. Komunikasi dari bawahan pada atasan (upward communications)
Komunikasi bisnis ini merupakan kebalikan dari komunikasi dari atas ke bawah. Di sini orang yang lebih rendah posisinya dalam hierarki organisasi menyampaikan gagasan atau umpan-balik pada atasannya.
Biasanya berupa usulan, saran atau masukan. Pada beberapa organisasi, dengan pendekatan manajemen partisipatif, banyak pimpinan mendapatkan gagasan yang baik dari bawahannya melalui komunikasi seperti ini.
3. Komunikasi pada sesama (sideways communications)
Ini merupakan proses komunikasi yang berlangsung di antara orang yang sama kedudukannya dalam hierarki organisasi, seperti komunikasi di antara sesama manajer, sesama supervisor, atau sesama karyawan.
Komunikasi seperti ini biasanya berlangsung dalam bentuk koordinasi misalnya antara bagian keuangan dengan bagian SDM.
4. Komunikasi multisaluran (multichannel communications)
Ini merupakan komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan berbagai saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan.
Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, maka saluran komunikasi menjadi begitu beragam. Bukan hanya dalam bentuk tertulis seperti nota atau memo dan telepon, tapi juga bisa dalam bentuk videoconference, memanfaatkan fasilitas messenger, berkirim SMS, dan WhatsApp (WA).
Kegiatan komunikasi bisnis dapat dilakukan dalam wujud kegiatan seperti:
- Briefing: memungkinkan berlangsung komunikasi antara ketua tim atau para manajer dengan para stafnya. Pada banyak organisasi, briefing ini dilakukan setiap hari atau seminggu sekali.
- Rapat: dilakukan untuk berkomunikasi dengan suasana yang relatif formal.
- Komunikasi tatap-muka: bisa menjadi ruang untuk terjadinya pertukaran gagasan dan informasi secara santai dan informasi.
Demikian pengertian komunikasi bisnis dan jenis-jenisnya.
